So erstellen Sie effektive Vorlagen für automatische Nachrichten mit Ciaobooking

Die Automatisierung von Nachrichten revolutioniert derzeit auch die Gästekommunikation im Gastgewerbe. Vorgefertigte Vorlagen sind ein wertvolles Hilfsmittel für Gastgeber:innen, da sie bis zu 70 % der Zeit einsparen, die normalerweise für die manuelle Kommunikation mit Gästen aufgewendet wird: Anstatt jede einzelne Bestätigungs-, Check-in- oder Check-out-Nachricht von Hand zu verfassen und zu versenden, können Gastgeber:innen automatisierte Nachrichten einrichten und sämtliche Kommunikation mit wenigen Klicks erledigen.

Dank der automatisierten Nachrichten ist es möglich, den Gästen vom Zeitpunkt der Buchung bis zum Ende ihres Aufenthalts alle wichtigen Informationen bereitzustellen – mit einem konstant hohen Maß an Professionalität und Konsistenz und einem deutlich reduzierten Fehlerrisiko.

In diesem Beitrag zeigen wir, warum der Einsatz automatisierter Vorlagen heutzutage unverzichtbar für die Verwaltung Ihrer Unterkünfte ist – und wie Sie effektive Nachrichtenvorlagen für die verschiedenen Phasen des Gästeaufenthalts erstellen.

Warum automatisierte Nachrichtenvorlagen einrichten?

Im Gastgewerbe ist die strategische Einrichtung automatisierter Nachrichtenvorlagen ein entscheidender Schritt, um tägliche Abläufe zu vereinfachen und die Servicequalität zu verbessern.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Verwendung automatisierter Vorlagen:

1. Zeitersparnis: Mit automatisierten Vorlagen können bis zu 70 % der Zeit eingespart werden, die für die Gästekommunikation anfällt – ganz ohne manuelles Antworten auf jede einzelne Nachricht.
2. Konsistente und professionelle Kommunikation: Vorgefertigte Vorlagen stellen sicher, dass jeder Gast präzise und personalisierte Nachrichten erhält. Dank dynamischer Platzhalter bleibt die Kommunikation dennoch persönlich.
3. Verbesserung des gesamten Gästeerlebnisses: Automatisierte, zeitgerechte Antworten steigern die Gästezufriedenheit um bis zu 15 %. Wichtige Informationen direkt nach der Buchung erhöhen außerdem das Vertrauen der Gäste.
4. Effizientes Arbeiten in Spitzenzeiten: In der Hochsaison helfen vordefinierte Nachrichten dabei, das Serviceniveau aufrechtzuerhalten, ohne das Team zu überlasten.

Zusammengefasst: Automatisierung unterstützt einen reibungslosen, fehlerfreien Ablauf der Gästekommunikation, verbessert die Customer Journey und schafft Raum für wertschöpfende Aufgaben – ohne Qualitätseinbußen.

Best Practices für die Erstellung wirksamer Vorlagen

Automatisierte Nachrichtenvorlagen sollten nicht nur funktional, sondern auch durchdacht formuliert sein. Damit jede Mitteilung professionell wirkt und für Ihre Gäste von echtem Nutzen ist, beachten Sie am besten diese Empfehlungen:

1. Klarheit und Prägnanz: Zu lange oder unübersichtliche Nachrichten führen leicht zu Verwirrung – oder werden ignoriert. Formulieren Sie Ihre Mitteilungen mit einem klaren Ziel vor Augen, strukturieren Sie die Informationen übersichtlich und vermeiden Sie unnötige Fachbegriffe oder übermäßig formelle Sprache. Besonders auf mobilen Geräten ist ein übersichtliches Layout mit Absätzen und Aufzählungen hilfreich.
2. Personalisierung: Auch automatisierte Nachrichten sollten nicht unpersönlich wirken. Nutzen Sie dynamische Platzhalter wie den Namen des Gastes, das An- und Abreisedatum oder den Zimmertyp, um individuelle Informationen einzufügen.
3. Beispiel: Statt „Sehr geehrter Gast“ besser „Sehr geehrte:r {{client_name}}“.
4. Weitere Infos zur Nutzung von Platzhaltern finden Sie hier: Die dynamischen Felder
5. Tonfall: Der Ton der Nachricht sollte zu Ihrer Unterkunft und deren Markenauftritt passen. Ob freundlich und locker oder eher sachlich – Hauptsache, es ist authentisch und durchgängig stimmig.
6. Zeitpunkt: Die richtige Nachricht zur richtigen Zeit erhöht den Mehrwert Ihrer Kommunikation. Vermeiden Sie eine Überflutung mit Informationen – gezielte, rechtzeitige Nachrichten kommen besser an.
7. Beispiele für bewährte Zeitpunkte:
8. Buchungsbestätigung: direkt nach der Reservierung
9. Willkommensnachricht: 1–2 Tage vor Anreise
10. Check-out-Erinnerung: am Abend vor der Abreise
11. Bewertungsanfrage: 1–2 Tage nach dem Aufenthalt
12. Kanalabhängige Anpassung: Je nach Kommunikationskanal sollte die Vorlage angepasst werden. Nachrichten, die über Buchungsportale wie Booking.com verschickt werden, haben oft eine reduzierte Formatierung. Verwenden Sie in solchen Fällen einfache Symbole – etwa Emojis als Aufzählungszeichen – um wichtige Informationen hervorzuheben.

Testen Sie Ihre Vorlagen daher auf unterschiedlichen Geräten und Kanälen, um sicherzustellen, dass sie überall korrekt dargestellt werden.

Wenn Sie diese Best Practices befolgen, sorgen Sie nicht nur für einen reibungsloseren Ablauf, sondern steigern auch das Gästeerlebnis – mit klaren, freundlichen und professionellen Mitteilungen.

Allgemeine Arten von Vorlagen für Ihre Unterkunft

Wenn Sie Ihre Gästekommunikation automatisieren möchten, ist es wichtig zu wissen, welche Arten von Vorlagen Sie einsetzen können, um den gesamten Kommunikationsfluss effizient zu steuern.

Hier sind die wichtigsten Vorlagentypen, die Sie implementieren sollten:

1. Buchungsbestätigungen: Diese Vorlagen werden unmittelbar nach der Reservierung versendet und enthalten alle wesentlichen Details zur Buchung. Sie geben dem Gast Sicherheit und bestätigen den erfolgreichen Abschluss der Reservierung.
2. Willkommensnachrichten (oder Pre-Stay-Nachrichten): Diese Nachrichten werden einige Tage vor Anreise versendet und heißen den Gast willkommen. Sie enthalten praktische Informationen zur Anreise, zu den angebotenen Services sowie wichtige Kontaktangaben. Sie eignen sich auch hervorragend für Upselling-Angebote – zum Beispiel Zusatzleistungen oder Empfehlungen.
3. Zur gleichen Kategorie gehören auch Check-in-Anleitungen: Sie geben Hinweise zu Uhrzeiten, Zugangscodes für einen Self Check-in oder sonstige wichtige Anreiseinformationen.
4. Nachrichten während des Aufenthalts: Während des Aufenthalts können Sie zusätzliche Tipps geben – etwa Empfehlungen zu Restaurants, Veranstaltungen oder Ausflügen in der Umgebung. So verbessern Sie das Gästeerlebnis und zeigen, dass Ihnen der Aufenthalt am Herzen liegt.
5. Check-out-Erinnerungen: Diese Vorlagen werden am Vorabend der Abreise versendet. Sie geben praktische Hinweise zum Check-out-Prozess, informieren über eventuelle Zusatzkosten und bitten ggf. um Rückmeldung.
6. Follow-up-Nachrichten und Bewertungsanfragen: Diese Nachrichten werden 1–2 Tage nach der Abreise versendet. Ziel ist es, dem Gast für den Aufenthalt zu danken und um eine Bewertung zu bitten. Ein direkter Link zu Google, TripAdvisor oder ähnlichen Plattformen erleichtert die Abgabe.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihrer ersten Vorlage

Nachdem Sie nun besser verstanden haben, worauf es bei einer effektiven Nachrichtenvorlage ankommt und wie wichtig automatisierte Kommunikation ist, zeigen wir Ihnen jetzt Schritt für Schritt, wie Sie Ihre erste automatische Vorlage mit Ciaobooking technisch umsetzen.

So gehen Sie vor:

1. Zugriff auf das Kontrollpanel: Melden Sie sich bei Ihrem Ciaobooking-Konto an und rufen Sie den Bereich „Automatische Vorlagen“ auf.
2. Nachrichtentyp wählen: Entscheiden Sie, welche Art von Vorlage Sie erstellen möchten (z. B. Buchungsbestätigung, Willkommensnachricht, Check-in-Anleitung usw.).
3. Eine vordefinierte Vorlage auswählen: In Ciaobooking stehen Ihnen bereits vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
4. Dynamische Felder einfügen: Verwenden Sie Platzhaltervariablen an den passenden Stellen, um Ihre Nachricht zu personalisieren.
5. Inhalt formulieren: Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Nachricht auf Klarheit, Kürze und Relevanz. Orientieren Sie sich dabei an den zuvor genannten Best Practices.
6. Speichern und testen: Nachdem Sie die Vorlage erstellt haben, speichern Sie sie ab und senden Sie sich selbst eine Testnachricht. Prüfen Sie die Formatierung und ob der Ton zur Zielgruppe passt.
7. Vorlage veröffentlichen: Sobald Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie die Vorlage veröffentlichen und in Ihren Automatisierungen verwenden.

Diese Anleitung enthält alle wichtigen Schritte, um professionelle, personalisierte Vorlagen zu erstellen, die Ihre Arbeitsabläufe optimieren und das Gästeerlebnis verbessern.

Weitere technische Informationen finden Sie hier:
https://docs.ciaobooking.com/it/template-automatici/creazione.html

Beispiele für automatische Nachrichtenvorlagen

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen konkrete Beispiele für automatische Vorlagen, mit denen Sie Ihre Gästekommunikation verbessern können. Zu jedem Beispiel finden Sie den Anwendungsfall, das jeweilige Ziel und Tipps zur weiteren Personalisierung.

Beispiel 1 – Buchungsbestätigung

Anwendungsfall: Diese Nachricht wird unmittelbar nach Abschluss einer Buchung versendet.
Ziel: Die offizielle Bestätigung der Buchung sowie die Übermittlung aller relevanten Informationen an den Gast.

Vorlage:

Sehr geehrte*r {{client_full_name}},

zur Bestätigung Ihrer Buchung bitten wir Sie, eine Überweisung in Höhe von {{reservation_deposit}} {{reservation_currency}} vorzunehmen.

Die Bankverbindung lautet:

– Name der Bank: [Name der Bank]

– IBAN: [IBAN-Nummer]

– BIC/SWIFT: [BIC/SWIFT-Code]

– Verwendungszweck: Buchung {{reservation_res_id}} für den Aufenthalt vom {{reservation_start_date}}.

Vielen Dank,

{{property_name}}

Technische Details zur Vorlage finden Sie hier:
https://docs.ciaobooking.com/it/template-automatici/esempi/01.html

Beispiel 2 – Vor dem Aufenthalt (Pre-Stay-Nachricht)

Anwendungsfall: Diese Nachricht wird 1–2 Tage vor der Anreise des Gastes versendet.
Ziel: Begrüßung des Gastes und Übermittlung praktischer Informationen zur Anreise und zu den verfügbaren Services.

Vorlage:

Sehr geehrte*r {{client_full_name}},

wir bestätigen, dass Ihr Self Check-in erfolgreich abgeschlossen wurde. Wir wünschen Ihnen einen angenehmen Aufenthalt.

Mit freundlichen Grüßen,

{{property_name}}

Tipps zur Personalisierung:
– Ergänzen Sie Empfehlungen für Restaurants oder Ausflugsziele in der Nähe.
– Nutzen Sie die Gelegenheit für Upselling-Angebote wie Transfers oder zusätzliche Dienstleistungen.

Weitere Infos zur Vorlage finden Sie hier:
https://docs.ciaobooking.com/it/template-automatici/esempi/07.html

Beispiel 3 – Bewertungsanfrage

Anwendungsfall: Diese Nachricht wird 1–2 Tage nach der Abreise des Gastes gesendet.
Ziel: Den Gast zur Abgabe einer Bewertung animieren, um die Sichtbarkeit und Reputation Ihrer Unterkunft zu stärken.

Vorlage:

Sehr geehrte*r {{client_full_name}},

wir hoffen, Sie hatten einen angenehmen Aufenthalt im {{property_name}}. Wir würden uns sehr über Ihr Feedback freuen. Sie können Ihre Bewertung z. B. über folgenden Link abgeben: [z. B. Link zu Google My Business]

Vielen Dank, dass Sie bei uns zu Gast waren – wir hoffen auf ein baldiges Wiedersehen.

Mit freundlichen Grüßen,

{{property_name}}

Tipps zur Personalisierung:
– Falls Gäste bestimmte Aspekte positiv erwähnt haben, können Sie darauf Bezug nehmen (z. B. „Haben Ihnen unsere Restauranttipps gefallen?“).
– Als Dankeschön können Sie einen Rabattcode für den nächsten Aufenthalt anbieten.
– Bei negativen Erfahrungen bieten Sie proaktiv an, Kontakt aufzunehmen: „Falls etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit war, kontaktieren Sie uns bitte direkt – wir möchten, dass Sie sich bei uns wohlfühlen.“

Technische Details zur Vorlage:
https://docs.ciaobooking.com/it/template-automatici/esempi/04.html

Fazit

In einer Branche wie der Hotellerie, die sich ständig weiterentwickelt, sind Effizienz und Professionalität in der Gästekommunikation entscheidend. Automatische Nachrichtenvorlagen helfen nicht nur dabei, die Kommunikation zu standardisieren und zu vereinfachen, sondern verbessern auch das Gesamterlebnis der Gäste – sie fühlen sich besser betreut und hinterlassen häufiger positive Bewertungen.

Mit Ciaobooking steht Ihnen ein leistungsstarkes und intuitives Tool zur Verfügung, mit dem Sie individuelle Vorlagen erstellen und Ihre Kommunikation vollständig automatisieren können. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgt auch für einen einheitlichen, hochwertigen Service – unabhängig davon, wie viele Gäste Sie betreuen.

Wenn Sie Ciaobooking noch nicht nutzen und wissen möchten, wie automatische Nachrichtenvorlagen Ihre Arbeitsweise grundlegend verändern können, buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie Ihre Abläufe optimieren und Ihren Gästen ein rundum gelungenes Erlebnis bieten.