Pickup-Report für Hotels und B&Bs: ein Leitfaden zur strategischen Nutzung von PMS-Daten

Gute Gastgeberqualitäten allein reichen in der heutigen Hotellerie nicht mehr aus. Die Gästeerfahrung bleibt zwar zentral – aber wer in einem wettbewerbsintensiven Markt wirklich erfolgreich sein will, muss Daten lesen, interpretieren und strategisch nutzen.

Egal ob Sie ein B&B, ein unabhängiges Hotel oder mehrere Ferienwohnungen betreiben: Die Daten nötigen Daten haben Sie bereits – Ihr PMS erfasst sie täglich. Die entscheidende Frage ist: Nutzen Sie sie richtig?

Jede Buchung liefert wertvolle Informationen: wann sie eingegangen ist, über welchen Kanal, wie lange im Voraus, zu welchem Preis. Doch allzu oft bleiben diese Daten ungenutzt oder werden unterschätzt. Und das ist schade, denn richtig ausgewertet können sie Ihnen helfen:

• Buchungstrends frühzeitig zu erkennen
• Ihre Preise gezielt anzupassen
• die saisonale Performance zu verbessern
• bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen

Dieser Beitrag zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Buchungen mit dem Pickup-Report überwachen und daraus eine fundierte Strategie ableiten – basierend auf den tatsächlichen Daten Ihrer Unterkunft. An Ihrer Seite: Ciaobooking, das einfache und umfassende PMS, das Zahlen in konkrete Aktionen verwandelt, speziell entwickelt für die Bedürfnisse der Hotellerie.

Was ist ein Pickup-Report und wie hilft er, besser zu verkaufen?

Der Pickup-Report ist eines der nützlichsten (und am meisten unterschätzten) Tools für Betreiber von Unterkünften. Doch was genau misst er?

Kurz gesagt: Er zeigt, wie sich Ihre Buchungen heute im Vergleich zu gestern, letzter Woche oder zum gleichen Zeitraum im Vorjahr entwickeln. Es ist eine dynamische Momentaufnahme Ihrer Auslastung, der sich täglich aktualisiert.

Warum ist der Pickup-Report so wichtig?

Weil Sie damit frühzeitig erkennen, ob Sie auf Kurs sind oder gegensteuern müssen. Zum Beispiel:

• Kommen die Buchungen für Ostern langsamer rein als letztes Jahr?
  Dann ist es vielleicht Zeit für eine Aktion oder eine Preisanpassung.
• Füllt sich das Wochenende vom 15. September schneller als erwartet?
  Sie könnten die Preise erhöhen, einen Mindestaufenthalt festlegen oder einige Kanäle schließen.
• Sinkt der Pickup an Werktagen plötzlich stark?
  Dann wäre es sinnvoll, Ihre Sichtbarkeit zu steigern oder spezielle Business-Angebote zu starten.

Kurz: Der Pickup-Report verschafft Ihnen Zeit, um zu reagieren, aber oft auch, um dem Markt einen Schritt voraus zu sein.

Ein gutes PMS wie Ciaobooking bereitet die Daten klar und visuell auf – mit intuitiven Grafiken und Tabellen, die es Ihnen ermöglichen:

• die Auslastung im Jahresvergleich zu analysieren
• das Buchungstempo Tag für Tag zu verfolgen
• die Lead Time zu beobachten (also wie früh Gäste buchen)
• kritische Phasen oder Unregelmäßigkeiten im Voraus zu erkennen

Das ist der erste Schritt, um von einer reaktiven Verwaltung zu einem strategischen, datengestützten Management zu wechseln.

Was Sie im PMS außerdem überwachen können, um besser zu entscheiden

Die Daten haben Sie schon: entscheidend ist, sie gezielt zu nutzen, um die operative und wirtschaftliche Leistung Ihrer Unterkunft zu steigern.

Hier einige der wichtigsten Kennzahlen, die Sie regelmäßig im Blick behalten sollten (Ciaobooking stellt sie Ihnen in klaren Dashboards und aktuellen Reports zur Verfügung):

Auslastung

Wie viele Zimmer oder Apartments verkaufen Sie tatsächlich – pro Tag, Woche oder Monat?

Ein Überblick über die Auslastung hilft Ihnen, schwache Zeiten zu erkennen und Hochphasen gezielt mit Preissteigerungen oder Angeboten zu nutzen.

Umsatz nach Kanal

Wie viel bringt Ihnen Booking.com tatsächlich im Vergleich zu Airbnb oder Ihrer eigenen Website?

Wenn Sie Ihre Umsätze nach Buchungskanal analysieren, können Sie Verfügbarkeiten gezielter steuern und in die profitabelsten Quellen investieren.

Vergleich zum Vorjahr

Läuft Ihr August besser oder schlechter als im letzten Jahr?

Ein Jahresvergleich bietet Ihnen eine klare Orientierungshilfe, um Wachstum zu messen, Erwartungen zu kalibrieren und gezielte Maßnahmen zu planen.

Buchungsfenster (Booking Window)

Buchen Ihre Gäste lange im Voraus oder eher kurzfristig?

Wenn Sie die Buchungsfenster je Saison oder Zeitraum kennen, können Sie Ihr dynamisches Pricing gezielter einstellen.

Stornierungen und No-Shows

Wie viele Buchungen führen tatsächlich zu einem Aufenthalt und wie viele bleiben aus?

Mit dieser Kennzahl erkennen Sie, ob Ihre Stornierungsbedingungen angepasst werden sollten oder ob kontrolliertes Overbooking sinnvoll wäre.

ADR und RevPAR

Der ADR (Average Daily Rate) ist der durchschnittliche Preis Ihrer verkauften Zimmer. Der RevPAR (Revenue per Available Room) zeigt den durchschnittlichen Umsatz pro verfügbarem Zimmer.
Diese beiden Kennzahlen sind entscheidend, um die Rentabilität Ihrer Unterkunft zu bewerten.

All diese Daten stellt Ihnen Ciaobooking bereits zur Verfügung. Der Unterschied liegt in der Nutzung: Wer regelmäßig auswertet, methodisch interpretiert und die Erkenntnisse in konkrete Entscheidungen umsetzt, kann der Saison voraus sein statt ihr hinterherzulaufen.

Vom Datensatz zur Maßnahme: So nutzen Sie den Pickup-Report zur Leistungssteigerung

Den Pickup-Report zu lesen, ist keine rein technische Übung. Es ist strategisches Training und sollte zu konkreten Handlungen führen.

Drei reale Szenarien, in denen Ihnen der Pickup-Report hilft, gezielte Maßnahmen für Verkauf, Pricing und Auslastung zu ergreifen:

1. Buchungen nehmen ab? Reagieren Sie sofort.

Sie sehen im Pickup-Report, dass die Buchungen für die Woche rund um Ostern langsamer eintreffen als im Vorjahr?

Was Sie tun können:

• Senken Sie für bestimmte Tage moderat die Preise
• Schalten Sie kurzfristige Promo-Aktionen auf den Buchungsportalen
• Fördern Sie Direktbuchungen mit Newslettern oder Rabattcodes

2. Buchungen nehmen zu? Preise erhöhen und Beschränkungen setzen.

Das Wochenende vom 15. September füllt sich schneller als erwartet und Sie liegen schon bei über 70 % Auslastung?

Was Sie tun können:

• Erhöhen Sie die Preise für alle noch verfügbaren Zimmerkategorien
• Setzen Sie einen Mindestaufenthalt von 2 Nächten
• Deaktivieren Sie leistungsschwache Buchungskanäle, um die letzten Verfügbarkeiten gezielt zu steuern

3. Sie erhalten frühzeitige Buchungen? Aktivieren Sie dynamisches Pricing.

Sie stellen fest, dass die Buchungen für Oktober mit einer überdurchschnittlich langen Vorlaufzeit eingehen?

Was Sie tun können:

• Legen Sie dynamische Regeln fest, die Frühbucher belohnen
• Optimieren Sie Ihr progressives Pricing mit schrittweisen Preissteigerungen
• Segmentieren Sie Ihre Direktkommunikation nach Buchungsvorlauf

Kurz gesagt: Der Pickup-Report ist nicht nur ein Indikator, er ist ein “operatives Radar”.

Mit den richtigen Tools und einer kontinuierlichen Auswertung können Sie Buchungsflauten frühzeitig erkennen, Nachfragespitzen maximal ausschöpfen und Ihre Preise in Echtzeit anpassen.

Vereinfachen Sie Ihre Abläufe mit einem PMS wie Ciaobooking

Ein gutes PMS liefert Ihnen Daten, die lesbar, vergleichbar und direkt nutzbar sind.

Ciaobooking wurde speziell dafür entwickelt:

• Pickup-Trends in klaren, täglich aktualisierten Grafiken darzustellen
• Veränderungen Tag für Tag oder Woche für Woche sichtbar zu machen
• Auslastungszahlen im Jahresvergleich gegenüberzustellen

Und wenn Sie eine detailliertere Analyse benötigen, können Sie die Reports zur Weiterverarbeitung mit Revenue-Management-Tools oder zur Weitergabe an Berater und Mitarbeitende exportieren.

Den Pickup-Report zu analysieren bedeutet nicht einfach nur, sich die Zahlen anzuschauen.  Es geht darum, sie zu lesen, richtig zu interpretieren und in eine durchdachte Strategie zu überführen. Mit einem PMS wie Ciaobooking treffen selbst Daten-Laien fundierte Entscheidungen – weil alles visuell, automatisiert und auf den Hotel- und Vermietungsmarkt zugeschnitten ist.

Möchten Sie lernen, wie Sie den Pickup-Report Ihrer Unterkunft lesen und in konkrete Maßnahmen umsetzen können?

Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo mit unserem Team. Die Zukunft Ihrer Unterkunft beginnt mit den Daten, die Sie bereits sammeln.

Hinweis: Alle über das PMS erfassten und angezeigten Daten müssen im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften verarbeitet werden, einschließlich der EU-Verordnung 2016/679 (DSGVO) und der einschlägigen nationalen Datenschutzgesetze.