5 Aufgaben, die Sie mit einem PMS für Hotels und Ferienunterkünfte automatisieren können

Eine Unterkunft zu führen, verlangt viel Energie, volle Konzentration und eine gut durchdachte Organisation. Der Alltag ist geprägt von zahlreichen, oft routinemäßigen Aufgaben: Kalender pflegen, Nachrichten beantworten, Check-ins koordinieren, Gäste informieren, Berichte erstellen – und das ist längst nicht alles.

Zum Glück gibt es heute digitale Lösungen, die viele dieser Aufgaben deutlich einfacher und effizienter machen. Besonders ein modernes, durchdachtes PMS (Property Management System) wie Ciaobooking kann dabei einen spürbaren Unterschied machen.

Werfen wir gemeinsam einen Blick auf fünf Tätigkeiten, die Sie dank Automatisierung ab sofort nicht mehr manuell erledigen müssen.

1. Automatischer Versand von Nachrichten vor und nach dem Aufenthalt

Wie oft haben Sie schon eine Begrüßungs-E-Mail in letzter Minute getippt, zum wiederholten Mal erklärt, wie der Zugang zur Unterkunft funktioniert, oder sich erst nach der Abreise daran erinnert, nach einer Bewertung zu fragen? Die Kommunikation mit Gästen gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Alltag – aber auch zu den zeitaufwendigsten.

Mit einem PMS wie Ciaobooking können Sie diese Routine ganz einfach automatisieren, ohne auf Qualität zu verzichten. Sie erstellen einmal die passenden Nachrichten, und der Versand läuft anschließend automatisch: mit allen wichtigen Infos zur Anreise, Parkmöglichkeiten, zum Self-Check-in oder mit persönlichen Empfehlungen für den Aufenthalt und einem direkten Draht zu Ihnen für alle Fälle.

Und nach dem Aufenthalt? Auch da übernimmt das System für Sie: Ein persönlicher Dank, die freundliche Erinnerung an eine Bewertung oder ein kleiner Rabatt für eine zukünftige Buchung – all das lässt sich automatisiert und individuell versenden. Sie schreiben die Nachricht einmal, und der Rest läuft von selbst (kleiner Hinweis: Es lohnt sich trotzdem, regelmäßig zu prüfen, wie gut Ihre Mails ankommen und sie gegebenenfalls zu optimieren 😉).

Besonders praktisch: Sie können Ihre Nachrichten je nach Buchungskanal differenzieren. Gäste von Booking.com erhalten automatisch eine andere Nachricht als Direktbucher über Ihre Website. So bleibt Ihre Kommunikation immer markenkonform und gleichzeitig persönlich.

Das Ergebnis: Weniger Vergessen, mehr Zeit für Sie und Ihre Gäste und ein deutlich professionellerer Gesamteindruck. Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, kann auch Zufriedenheitsumfragen, Upselling-Angebote oder persönliche Danksagungen automatisieren, die wirklich in Erinnerung bleiben.

2. Verfügbarkeiten und Preise auf allen Portalen (OTAs) automatisch aktualisieren

Wenn Sie Ihre Zimmer oder Apartments auf mehreren Buchungsplattformen wie Booking.com, Airbnb oder Expedia anbieten, kennen Sie das Problem: Eben haben Sie noch den Kalender aktualisiert – und schon rutscht eine Doppelbuchung durch. Panik garantiert.

Dabei lässt sich dieses Chaos ganz leicht vermeiden: mit einem Channel Manager, der direkt im PMS integriert ist. Sobald eine Buchung eingeht, passt das System die Verfügbarkeiten auf allen anderen Portalen automatisch an. Sie müssen nichts tun: Alles geschieht in Echtzeit, ganz ohne ständiges Klicken und Kontrollieren.

Doch es geht um mehr als nur um die Vermeidung von Überbuchungen. Über eine zentrale Oberfläche können Sie auch Preise, Mindestaufenthalte, Einschränkungen und Sonderregeln für jeden einzelnen Kanal verwalten. In ein paar Klicks sind Ihre Preise überall auf dem neuesten Stand.

Sie möchten Ihre Zimmer am Wochenende teurer anbieten? Die Preise erhöhen, wenn die Auslastung steigt? Frühbucherrabatte vergeben? Mit Ciaobooking ist das schnell erledigt: einmal einrichten und den Rest übernimmt das System.

Kurz gesagt: weniger Handarbeit, weniger Risiko, mehr Überblick. Und Sie haben den Kopf frei für klügere Strategien – oder einfach eine ruhige Nacht.

3. Digitaler Check-in und automatische Meldung der Gästedaten an die Behörden

Wer eine Unterkunft betreibt, kennt es nur zu gut: Neben dem täglichen Geschäft wartet auch noch die Bürokratie. Jeder Gast muss erfasst und gemeldet werden – täglich.

Das alles manuell zu erledigen? Ein Albtraum. Dokumente einsammeln, Formulare ausfüllen, sich durch Portale klicken … eine zeitraubende und fehleranfällige Routine.

Ein modernes PMS nimmt Ihnen diese Arbeit vollständig ab.

Vor der Anreise erhalten Ihre Gäste einen Link zum digitalen Check-in. Sie füllen die Daten selbstständig aus und laden ihre Ausweisdokumente hoch. Sie prüfen nur noch und geben frei. Die gesammelten Informationen werden automatisch und gemäß den Vorgaben Ihrer Region an die richtige Stelle übermittelt.

So sind Sie immer gesetzeskonform unterwegs, ohne Aufwand und ohne Risiko. Aber es geht nicht nur um Ihre Entlastung: Der digitale Check-in sorgt auch bei den Gästen für ein angenehmeres Ankommen. Keine Warteschlange, keine Formulare – einfach, reibungslos, digital. Gerade bei Unterkünften mit Selbstzugang ist das ein echter Vorteil und oft unverzichtbar.

Kurz: Wer den Check-in automatisiert, spart jeden Tag Zeit und hebt gleichzeitig das Servicelevel. Denn auch Bürokratie kann smart sein.

4. Tages-, Wochen- und Monatsberichte sofort analysieren

Wie oft haben Sie schon versucht herauszufinden, wie viele Check-ins heute anstehen oder wie viel Umsatz Sie diesen Monat gemacht haben – und sich dabei durch unzählige Tabellen, Filter und Excel-Formeln gequält?

Fakt ist: Wer seine Zahlen im Griff hat, trifft bessere Entscheidungen. Aber täglich manuell Berichte zu erstellen, ist mühsam und ehrlich gesagt oft einfach frustrierend. Jede Stunde in Excel fehlt Ihnen bei der Gästebetreuung oder der strategischen Planung.

Genau hier kommt ein gut durchdachtes PMS ins Spiel.

Mit automatischen Reports und einem übersichtlichen Dashboard haben Sie alles im Blick – fertig vorbereitet, ganz ohne Rechnen oder Copy-Paste. Bei jedem Login sehen Sie aktuelle Daten zu:

• An- und Abreisen
• Zimmerbelegung
• Tages-, Wochen- und Monatsumsätzen
• Pick-up und Buchungsverlauf

Kurz gesagt: Die Software ist Ihr persönlicher Assistent, der im Hintergrund arbeitet und Ihnen genau dann die wichtigsten Zahlen liefert, wenn Sie sie brauchen. Und das Beste: Mit wenigen Klicks können Sie nach Zeitraum, Buchungskanal oder Zimmertyp filtern. Alles ist sofort verständlich – selbst für Menschen, die mit Zahlen sonst wenig anfangen können.

Diese Transparenz hilft Ihnen, schneller, gezielter und fundierter zu entscheiden. Ob es darum geht, die Preise für die Ferienzeit anzupassen oder ein Wochenendangebot zu planen: Wenn Sie den Überblick haben, handeln Sie proaktiv statt nur zu reagieren.

Mit einem PMS sprechen die Zahlen endlich für sich und geben Ihnen eine klare Richtung vor.

5. Integration mit Buchhaltung und digitalen Zahlungen

Für viele Gastgeber ist sie der größte Stressfaktor: die Verwaltung der Finanzen. Gerade in der Hochsaison häufen sich Fehler und vergessene Abrechnungen – und die Nerven liegen schnell blank.

Ein fortschrittliches PMS wie Ciaobooking schafft hier echte Entlastung. Viele Schritte lassen sich automatisieren und Ihre Buchhaltung wird endlich übersichtlich.

Zum Beispiel können Sie automatische Rechnungen und Zahlungsbelege direkt über das System versenden, ohne sie jedes Mal manuell zu erstellen. Nutzen Sie einen Zahlungsdienst wie Stripe, wird’s noch einfacher: Anzahlungen und Restbeträge werden automatisch, sicher und nachvollziehbar eingezogen.

Und wenn Sie mit einer externen Buchhaltung oder einem Steuerbüro arbeiten? Kein Problem: Sie können alle relevanten Daten im passenden Format für die gängigsten Buchhaltungsprogramme exportieren. Kein Copy-Paste mehr, keine langen Abende bei der Rekonstruktion von Zahlungseingängen.

Das Ergebnis? Volle Kontrolle über Ihre Einnahmen, Fälligkeiten und Unterlagen auch in stressigen Phasen.

Die Buchhaltung zu automatisieren heißt nicht nur effizienter zu arbeiten. Es bedeutet auch mehr Genauigkeit, mehr Sicherheit und mehr Ruhe im Alltag.

Weitere Aufgaben, die Sie mit einem PMS automatisieren können

Automatisierung endet nicht bei den offensichtlichsten Aufgaben. Ein modernes PMS wie Ciaobooking kann Ihnen auch bei vielen anderen Bereichen unter die Arme greifen: Dinge, die auf den ersten Blick unsichtbar scheinen, aber täglich Einfluss auf den reibungslosen Ablauf Ihrer Unterkunft haben.

Neben den fünf bereits genannten Aufgaben kann Ihnen ein PMS auch dabei helfen:

• den Mindestaufenthalt automatisch je nach Saison oder Zimmertyp zu steuern,
• Kalendereinträge gezielt zu blockieren, um längere Aufenthalte zu fördern,
• individuelle Rabattcodes und Werbekampagnen zu erstellen,
• den Umgang mit Bewertungen zu automatisieren, inklusive Tools zur Online-Reputationskontrolle.

Kurz gesagt: Automatisierung spart nicht nur Zeit. Sie hilft Ihnen, strategischer, vorausschauender und wachstumsorientierter zu arbeiten.

Warum Sie sich für ein PMS wie Ciaobooking entscheiden sollten

Nicht alle Verwaltungssoftwares sind gleich. Und vor allem sprechen nicht alle dieselbe Sprache. Ciaobooking wurde speziell für die Bedürfnisse von Gastgebern entwickelt.

Und das bringt Ihnen klare Vorteile:

• Kundensupport, der in Ihrer Sprache antwortet – mit einem Team, das Ihre Arbeitsrealität kennt und versteht
• Integrierte Funktionen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen – wie das automatische Versenden der Gästedaten an die Behörden
• Elektronische Rechnungsstellung nach lokalem Steuerrecht, ohne Zusatzsoftware.
• Eine einfache, intuitive Oberfläche ohne verwirrende Menüs oder komplizierte Tutorials. Nur das, was Sie wirklich brauchen, genau dann, wenn Sie es brauchen.

Dahinter steht ein Entwicklerteam, das den direkten Draht zu Beherbergungsbetrieben pflegt, offen für Feedback ist und konkrete Lösungen bietet.

Automatisieren heißt also nicht nur Zeit sparen. Es bedeutet auch: Ressourcen freisetzen, Fehler vermeiden und sich auf das konzentrieren, was zählt – Ihre Gäste.

Mit einem PMS wie Ciaobooking wird Automatisierung greifbar, praxisnah und genau auf die Anforderungen der Hotellerie zugeschnitten.

Jede Funktion ist darauf ausgelegt, Ihren Alltag zu erleichtern und Ihre Prozesse zu optimieren. Nicht Sie müssen sich an ein generisches System anpassen – das System passt sich an Sie an.

Fordern Sie eine kostenlose Demo an und entdecken Sie, wie Ciaobooking verändern kann, wie Sie Ihre Unterkunft führen.