Settembre in arrivo? Come usare i dati del PMS per far crescere hotel e B&B a fine stagione

Settembre non è solo il mese della ripartenza, ma anche il momento ideale per fermarsi e fare un bilancio della stagione appena conclusa. Per chi gestisce un hotel, un B&B o appartamenti in affitto breve, l’estate rappresenta spesso il periodo più intenso: flussi di ospiti costanti, tariffe variabili e canali di vendita in piena attività.

Ma ora che l’alta stagione è agli sgoccioli, la vera domanda è: stai utilizzando i dati raccolti dal tuo PMS per migliorare le decisioni operative?

Ogni prenotazione lascia una traccia: occupazione, tariffe, canale di vendita,... Tutte informazioni che, se analizzate con metodo, sono preziosissime per orientare la tua strategia futura.

In questo articolo vedremo come analizzare i dati del PMS a fine stagione per:

• valutare la performance estiva
• ottimizzare prezzi e canali
• prepararti al meglio per i mesi autunnali e per la prossima stagione

Con un gestionale come Ciaobooking, progettato per l’hospitality italiana, leggere e interpretare i numeri non richiede competenze da analista: i dati diventano visivi, chiari e subito attivabili.

Perché settembre è il mese giusto per analizzare i dati

L’estate, per la maggior parte delle strutture ricettive italiane, rappresenta il periodo di maggiore attività: flussi turistici elevati, grossi quantitativi di notti prenotate e dinamiche di pricing più complesse. È proprio per questo che settembre è il momento ideale per fermarsi e analizzare i dati raccolti attraverso il tuo PMS.

Ecco perché:

• Hai a disposizione un campione dati significativo
  L’alta stagione concentra la maggior parte delle prenotazioni, fornendo dati solidi su occupazione, tariffe medie (ADR), RevPAR e comportamento degli ospiti.
• Puoi confrontare le performance con l’anno precedente
  Analizzare il pickup, l’andamento delle prenotazioni e il tasso di cancellazione ti permette di capire se sei cresciuto, dove hai perso terreno e quali canali hanno reso di più.
• È il momento giusto per correggere la rotta
  A settembre si apre la bassa stagione per molte destinazioni. Le informazioni raccolte possono guidarti nella definizione di strategie di prezzo, promozioni mirate o azioni di marketing per mantenere un buon livello di occupazione.
• Prepari con più consapevolezza la prossima stagione
  Non si tratta solo di guardare indietro, ma di pianificare, appunto. Le evidenze dei dati estivi diventano un punto di partenza per tarare listini, politiche di cancellazione e investimenti per l’anno successivo.

In sintesi: settembre è il mese della consapevolezza, un momento strategico per trasformare i numeri in azioni concrete.

I dati chiave da leggere nel tuo PMS a fine stagione

Un PMS è uno strumento operativo, ma anche una miniera d’oro per quanto riguarda dati e informazioni. A fine stagione, i numeri che raccoglie possono trasformarsi in veri e propri indicatori di performance, se sai dove guardare. Ecco i principali da non trascurare:

1. Tasso di occupazione

Quante camere o appartamenti hai venduto rispetto al totale disponibile?

• Ti aiuta a capire se hai sfruttato al massimo il potenziale della struttura.
• Confrontalo con gli anni precedenti e con la media del mercato locale.

2. Tariffa media giornaliera (ADR)

Il prezzo medio al quale hai venduto le tue camere.

• Un ADR alto non è sempre positivo se accompagnato da bassa occupazione.
• Serve a misurare la percezione del valore da parte degli ospiti.

3. RevPAR (Revenue per Available Room)

Il ricavo medio per camera disponibile, che combina occupazione e ADR.

• È uno degli indicatori più utilizzati nel revenue management.
• Ti dice se hai davvero massimizzato i ricavi rispetto al tuo inventario.

4. Canali di distribuzione

Da dove arrivano le tue prenotazioni? Booking, Airbnb, Expedia, sito diretto…

• Analizza la redditività di ogni canale, al netto delle commissioni.
• Individua i canali meno performanti e valuta se ridurne l’utilizzo.

5. Booking window (con quanto anticipo mediamente gli ospiti prenotano)

Gli ospiti prenotano last minute o con largo anticipo?

• Ti aiuta a tarare le promozioni future.
• Essenziale per impostare un dynamic pricing efficace.

6. Cancellazioni e no-show

Quante prenotazioni non si sono trasformate in arrivi reali?

• Indicano possibili criticità nelle tue politiche di cancellazione.
• Ti aiutano a decidere se introdurre la richiesta di caparre o regolamentare i pagamenti in maniera più rigida.

7. Guest mix e provenienza geografica

Chi sono stati i tuoi ospiti e da dove arrivano?

• Questo dato è prezioso per pianificare campagne di marketing mirate.
• Può anche suggerire nuovi canali o mercati da presidiare.

Come trasformare i dati in decisioni operative concrete

Il valore dei dati emerge quando li trasformi in azioni che migliorano la gestione della tua struttura. Ecco alcuni esempi pratici di come puoi usare i report del PMS per pianificare meglio il futuro.

1. Ottimizzare le tariffe per la bassa stagione

• Se il tasso di occupazione scende rapidamente dopo agosto, puoi impostare tariffe più flessibili e promozioni mirate.
• Usa la booking window: se i tuoi ospiti prenotano last minute, puoi programmare offerte con scadenza ravvicinata.

2. Rivedere le politiche di cancellazione

• Un alto tasso di no-show ti segnala che le regole attuali non sono abbastanza tutelanti.
• Puoi introdurre tariffe non rimborsabili, caparre o differenziare le policy tra OTA e prenotazioni dirette.

3. Allocare meglio i canali di vendita

• Se vedi che Airbnb ha generato più prenotazioni ma Booking.com più ricavi netti, puoi ribilanciare le disponibilità.
• I dati ti aiutano anche a capire se vale la pena investire di più sul tuo sito diretto.

4. Aggiustare la mira del tuo marketing

• Se hai scoperto che il 40% dei tuoi ospiti arriva da una specifica città o Paese, puoi concentrare lì campagne sponsorizzate.
• Allo stesso modo, puoi personalizzare newsletter e promozioni in base alla tipologia di ospite (famiglie, coppie, business traveler).

5. Pianificare il personale e i servizi

• Conoscere i picchi e i cali di occupazione ti permette di organizzare meglio turni e risorse.
• Se i dati mostrano che i soggiorni brevi sono aumentati, puoi valutare servizi extra come il late check-out o la colazione veloce.

Il ruolo di Ciaobooking nel semplificare l’analisi e l’azione

Fare analisi non significa perdere ore tra file Excel e calcolatrici. Con un PMS come Ciaobooking i dati diventano immediatamente leggibili e attivabili.

Ecco come ti semplifica il lavoro:

• Dashboard intuitive → vedi a colpo d’occhio tassi di occupazione, ricavi per canale, andamento delle prenotazioni.
• Report aggiornati → pickup, cancellazioni, confronto anno su anno sempre disponibili.
• Esportazione dati → se collabori con consulenti o revenue manager, puoi condividere i report con un clic.
• Regole automatiche → puoi impostare automatismi che ti aiutano a reagire in tempo reale (tariffe, restrizioni, promozioni).
• Contesto locale → tutto è pensato per le esigenze delle strutture italiane: semplicità, metriche rilevanti e conformità normativa.

Con Ciaobooking non serve essere esperti di revenue management o analisti di dati: basta guardare i grafici per capire dove sei e cosa fare per migliorare.

Settembre non è quindi solo la fine dell’alta stagione: è il momento ideale per fermarsi, guardare indietro e ripartire con una strategia più solida. I dati raccolti dal tuo PMS sono il tuo miglior alleato: ti raccontano cosa ha funzionato, dove hai perso opportunità e come puoi migliorare. Trasformali in decisioni operative che ti fanno risparmiare tempo e aumentare i ricavi.

Con Ciaobooking ogni numero diventa chiaro, leggibile e subito attivabile. Non serve essere esperti di revenue o analisi: bastano pochi clic per capire la direzione giusta e prendere decisioni più intelligenti per la tua struttura.

Vuoi trasformare i dati in azioni concrete? Prenota ora la tua demo gratuita con Ciaobooking e inizia a pianificare la prossima stagione con il piede giusto.