5 attività che puoi automatizzare con un PMS per hotel e B&B

Gestire una struttura ricettiva richiede energia, attenzione e un’organizzazione impeccabile. Le attività quotidiane sono tante e spesso ripetitive: aggiornare i calendari, rispondere ai messaggi, gestire i check-in, inviare comunicazioni, preparare report… e la lista potrebbe continuare all’infinito.

Fortunatamente, oggi esistono strumenti digitali che permettono di snellire e semplificare buona parte di questi compiti. In particolare, un PMS (Property Management System) moderno e ben progettato – come Ciaobooking – può fare davvero la differenza.

Vediamo insieme 5 attività che puoi smettere di fare manualmente già da oggi grazie all'automazione.

1. Invio automatico di messaggi pre e post soggiorno

Quante volte ti è capitato di dover scrivere in fretta una mail di benvenuto, spiegare per l’ennesima volta come accedere alla struttura o ricordarti all’ultimo momento di chiedere una recensione dopo la partenza? Comunicare con gli ospiti è una parte essenziale del lavoro, ma anche una delle più ripetitive e dispendiose in termini di tempo.

Con un PMS come Ciaobooking puoi finalmente liberarti di questa routine, senza rinunciare alla qualità della comunicazione. Puoi impostare messaggi pre-soggiorno che partono in automatico al momento giusto, con tutte le informazioni utili: come arrivare, dove parcheggiare, come fare il self check-in, ma anche consigli personalizzati su cosa fare nei dintorni o come contattarti in caso di bisogno.

E quando l’ospite va via? Anche lì, niente più copia-incolla dell’email di ringraziamento: il sistema può inviare in automatico un messaggio personalizzato per ringraziare il cliente, chiedere una recensione o magari offrirgli un piccolo sconto se decide di tornare. Il tutto con testi che puoi scrivere una volta sola e poi “dimenticare” (NON farlo davvero, é sempre bene misurare l’efficacia delle performance delle comunicazioni ed eventualmente ottimizzarle di tanto in tanto 😉).

In più, puoi differenziare i messaggi a seconda del canale di prenotazione: un ospite che ha prenotato da Booking.com potrebbe avere necessità di ricevere un’email diversa rispetto a chi ha prenotato direttamente dal tuo sito. In questo modo, mantieni un tono coerente con il tuo brand e costruisci un rapporto più autentico con ogni ospite, senza fatica.

Il risultato? Meno dimenticanze, più tempo per te e il tuo business e un’esperienza cliente molto più curata. E se vuoi fare un passo in più, puoi usare l’automazione anche per inviare sondaggi di gradimento, proposte di servizi extra o semplicemente un ringraziamento personalizzato che lascia il segno.

2. Aggiornamento disponibilità e prezzi su tutti i portali (OTA)

Se gestisci le tue camere o appartamenti su più portali come Booking.com, Airbnb o Expedia, sai già cosa vuol dire impazzire dietro ai calendari. Un’ora aggiorni le disponibilità, l’ora dopo scopri che ti è scappata una prenotazione doppia. E lì, panico.

Eppure, evitare questo caos è semplicissimo: basta affidarsi a un channel manager integrato nel PMS. In pratica, ogni volta che ricevi una prenotazione su un portale, il sistema aggiorna automaticamente la disponibilità su tutti gli altri. Non devi fare nulla: succede tutto in tempo reale, senza che tu debba aprire mille finestre o controllare continuamente.

E non è solo questione di evitare l’overbooking. Da un’unica interfaccia puoi gestire prezzi, restrizioni, soggiorni minimi e regole speciali per ogni canale. Ti basta qualche clic e il tuo listino è aggiornato ovunque, sempre.

Hai camere che vuoi vendere a prezzo più alto nel weekend? Vuoi aumentare i prezzi quando l’occupazione sale? Vuoi offrire sconti per chi prenota con largo anticipo? Con Ciaobooking puoi farlo facilmente: imposti una volta, e poi ci pensa il sistema.

In sostanza: meno lavoro manuale, meno rischio e più controllo. E tu puoi finalmente concentrarti su strategie più intelligenti (o semplicemente dormire sonni più tranquilli).

3. Check-in digitale e invio automatico dei dati alle autorità

Chi gestisce una struttura ricettiva in Italia lo sa bene: tra una prenotazione e l’altra, bisogna anche pensare alla burocrazia. Ogni ospite va registrato e i suoi dati devono essere comunicati – ogni giorno – sia alla Questura (tramite il portale Alloggiati Web) che all’ISTAT. 

Farlo manualmente? Un incubo. Raccogliere i documenti a mano, compilare moduli, accedere ai portali… un’attività ripetitiva che ti ruba tempo e concentrazione.

Ma con un PMS moderno puoi dimenticarti di tutto questo.

Prima dell’arrivo, invii all’ospite un link per il check-in online: lo compila in autonomia, inserendo tutti i dati richiesti ed allegando copia dei documenti. A te non resta che controllare, e approvare. E il bello è che, una volta raccolti, quei dati vengono inviati automaticamente sia alla Questura che all’ISTAT, secondo gli standard previsti dalla tua regione.

Così sei sempre in regola, senza correre rischi, senza perdite di tempo. Ma non è solo una questione di praticità per te: il check-in digitale migliora anche l’esperienza dell’ospite. Niente code, niente fogli da firmare, tutto semplice e fluido. E in caso di accesso autonomo, come in molti appartamenti, il check-in online è praticamente indispensabile.

In breve: automatizzare il check-in è una di quelle scelte che ti fanno risparmiare ogni giorno, migliorando il servizio. Perché anche la burocrazia può diventare smart.

4. Report giornalieri, settimanali e mensili pronti da analizzare

Quante volte ti sei ritrovato a cercare di capire quanti check-in hai oggi, o quanto hai incassato questo mese, spulciando tra fogli di calcolo infiniti, filtri e tabelle complicate?

La verità è che tenere sotto controllo i numeri della tua struttura è fondamentale. Ma farlo manualmente, giorno dopo giorno, è faticoso e – diciamolo – spesso frustrante. Anche perché il tempo che passi su Excel è tempo sottratto agli ospiti o alla strategia.

Ecco dove entra in gioco un PMS ben strutturato.

Con la dashboard e i report automatici, hai tutto quello che ti serve… già pronto. Senza calcoli. Senza copia-incolla. Ogni volta che accedi, trovi aggiornamenti in tempo reale su:

• Arrivi e partenze
• Occupazione camere
• Ricavi giornalieri, settimanali e mensili
• Pick-up e andamento prenotazioni

In pratica, è come avere un assistente che lavora per te dietro le quinte e ti mette i dati sotto gli occhi esattamente quando ti servono. E la cosa più utile? Puoi filtrare per periodo, canale di prenotazione o tipologia di camera con pochi clic. Tutto diventa chiaro, anche per chi non è un mago dei numeri.

Avere questi dati a portata di mano significa prendere decisioni migliori, più veloci e più informate. Che si tratti di capire se alzare i prezzi per Ferragosto o pianificare un’offerta per i weekend vuoti, avere il quadro della situazione – in tempo reale – ti permette di agire, non solo di reagire.

In breve: con un PMS, i numeri iniziano a parlare da soli. E a guidarti davvero.

5. Integrazione con contabilità e pagamento elettronico

Se c’è una parte della gestione che spesso manda nel panico albergatori e host, è quella amministrativa: quando la stagione entra nel vivo, il rischio di dimenticanze o errori si moltiplica.

Un PMS avanzato come Ciaobooking può toglierti un bel peso dalle spalle, automatizzando molti di questi passaggi e rendendo la contabilità – finalmente – più snella.

Per esempio, puoi impostare l’invio automatico di ricevute e fatture elettroniche direttamente dalla piattaforma, senza doverle generare manualmente ogni volta. Se usi un sistema di pagamento come Stripe, tutto è ancora più semplice: caparre e saldi vengono incassati automaticamente, in modo sicuro e tracciabile.

E per chi lavora con un commercialista o utilizza un gestionale esterno, nessun problema: puoi esportare i dati contabili in un formato già pronto, compatibile con i principali software amministrativi. Addio copia-incolla, addio notti a ricostruire la lista dei pagamenti.

Il risultato? La certezza di avere tutto sotto controllo: incassi, scadenze, documentazione. Anche nei periodi più intensi.

In definitiva, automatizzare la contabilità non è solo una questione di efficienza: è anche un modo per garantire precisione, sicurezza e serenità nella gestione quotidiana della tua attività.

Altre attività che puoi automatizzare con un PMS

Le automazioni non si fermano solo alle operazioni quotidiane più evidenti. Un PMS moderno come Ciaobooking può semplificarti la vita anche in tante altre attività che, seppur meno visibili, incidono ogni giorno sulla gestione della tua struttura.

Oltre alle 5 attività già viste, un PMS moderno può aiutarti anche a:

• Gestire automaticamente il soggiorno minimo in base alla stagionalità o al tipo di camera.
• Bloccare date nel calendario in modo intelligente per favorire prenotazioni più lunghe.
• Generare codici sconto personalizzati e campagne promozionali.
• Automatizzare la gestione delle recensioni, integrando strumenti per il monitoraggio della reputazione online.

In breve? Le automazioni non solo ti fanno risparmiare tempo, ma ti permettono di lavorare in modo più strategico, intelligente e orientato alla crescita.

Perché scegliere un PMS italiano come Ciaobooking

Quando si parla di tecnologia gestionale, non tutti i software sono uguali. E soprattutto, non tutti parlano la stessa lingua. Scegliere un PMS italiano come Ciaobooking significa avere al proprio fianco uno strumento pensato su misura per le esigenze delle strutture ricettive italiane – non una semplice “traduzione” di un prodotto internazionale.

Ciaobooking nasce in Italia, per gli host italiani. Questo si traduce in vantaggi concreti:

• Un’assistenza clienti che risponde in italiano, con un team che conosce il tuo contesto e le tue sfide quotidiane.
• Integrazioni nativamente pensate per adempiere agli obblighi normativi italiani, come l’invio automatico dei dati alla Questura (Alloggiati Web) e al portale ISTAT.
• Gestione della fatturazione elettronica conforme alla normativa fiscale italiana, senza bisogno di software esterni.
• Un'interfaccia semplice e intuitiva, adatta anche a chi non è esperto di tecnologia: niente menù dispersivi, niente tutorial complicati, solo ciò che ti serve davvero, quando ti serve.

In più, dietro Ciaobooking c’è un team di sviluppo locale, vicino alle esigenze degli albergatori e gestori italiani, pronto ad ascoltare feedback e proporre soluzioni concrete.

Automatizzare non significa quindi solo risparmiare tempo: significa liberare energie, evitare errori e concentrarsi sull’esperienza dei tuoi ospiti. Con un PMS come Ciaobooking, l’automazione diventa accessibile, concreta e su misura per chi gestisce strutture ricettive in Italia.

Ogni funzione è pensata per semplificare e ottimizzare. Non hai bisogno di adattarti a un sistema generico – è il sistema che si adatta a te.

Richiedi una demo gratuita e scopri come l’automazione con Ciaobooking può trasformare il modo in cui gestisci la tua attività.